Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran, und mit ihr kommen neue gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen beachten müssen. Zwei Themen, die aktuell besonders im Fokus stehen, sind die E-Rechnungen-Pflicht und die DMARC-Einführung. Beide haben erhebliche Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse und die IT-Sicherheit von Unternehmen. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir, was es mit diesen Neuerungen auf sich hat und wie Unternehmen sich optimal darauf vorbereiten können.
Was ist eine E-Rechnung?
Seit dem 27. November 2020 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder und Kommunen) in elektronischer Form zu übermitteln. Diese Pflicht betrifft alle Lieferanten und Dienstleister, die Geschäfte mit der öffentlichen Hand tätigen. Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, muss dabei in einem speziellen Format, dem XRechnung-Format, erstellt werden.
Die Einführung der E-Rechnungen-Pflicht soll die Effizienz steigern und die Verwaltungskosten senken. Gleichzeitig wird die Transparenz erhöht und die Fehleranfälligkeit reduziert. Für Unternehmen bedeutet dies jedoch, dass sie ihre Rechnungsprozesse anpassen müssen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.
Zeitplan Einführung E-Rechnung
XRechnung und ZUGFeRD: Standards für die digitale Rechnungsstellung
Die XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell, das einen einheitlichen Standard für den Rechnungsaustausch zwischen Behörden in Europa schafft. Seit dem 27. November 2020 ist die Nutzung der XRechnung für öffentliche Einrichtungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtend. Diese Richtlinie definiert nicht nur die Einführung elektronischer Rechnungen, sondern auch die technischen Anforderungen, die papierlose Rechnungen erfüllen müssen.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das maschinenlesbare XML-Daten mit einer menschenlesbaren PDF-Datei kombiniert. Es wurde entwickelt, um den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Behörden zu vereinfachen. Die wichtigsten Merkmale sind:
- Hybrides Format: Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält sowohl eine PDF-Datei (für Menschen) als auch XML-Daten (für automatisierte Systeme).
- Interoperabilität: Das Format ist kompatibel mit verschiedenen ERP- und Buchhaltungssystemen.
- Standardisierung: ZUGFeRD folgt einem einheitlichen Standard, der vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt wurde.
- Rechtskonformität: Es erfüllt die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland und der EU, was es besonders für steuerliche Zwecke geeignet macht.
Beide Standards – XRechnung und ZUGFeRD – tragen dazu bei, Prozesse zu vereinfachen, Fehler zu reduzieren und die Digitalisierung der Rechnungsstellung voranzutreiben.
DMARC: Schutz vor E-Mail-Betrug
Ein weiteres wichtiges Thema ist die Einführung von DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance). DMARC ist ein Sicherheitsprotokoll, das dazu dient, E-Mail-Betrug und Phishing-Angriffe zu verhindern. Es ermöglicht Domain-Inhabern, festzulegen, wie E-Mails, die von ihrer Domain versendet werden, behandelt werden sollen, wenn sie nicht den Authentifizierungsprüfungen von SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail) entsprechen.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungen-Pflicht und die Implementierung von DMARC sind zwei wichtige Schritte, die Unternehmen zukünftig beachten müssen. Während die E-Rechnungen-Pflicht die Geschäftsprozesse effizienter gestaltet, sorgt DMARC für mehr Sicherheit im E-Mail-Verkehr. Unternehmen, die sich frühzeitig mit diesen Themen auseinandersetzen und die notwendigen Anpassungen vornehmen, sind gut gerüstet, um den Herausforderungen der Digitalisierung erfolgreich zu begegnen.
Quelle: Hornetsecurity Blog